Les déplacements professionnels sont toujours limités dans de nombreuses entreprises. Il n’est donc pas rare d’organiser des réunions à distance pour garder le lien avec ses équipes de travail. Toutefois, il est indispensable de les organiser en amont afin qu’elles soient réussies ! Découvrez les conseils INOPIA.
Préparer la réunion
Comme pour une réunion physique, une réunion à distance doit être préparée quelques jours avant, afin d’être efficiente. Dans un premier temps, définissez la date et les horaires de cette réunion, les objectifs à atteindre, les thèmes à aborder et les collaborateurs qui y participeront. Prenez également un moment pour tester votre matériel ainsi que le logiciel choisi. Entrainez-vous par exemple à partager des documents cloud (images, tableaux de données) afin de ne pas être pris(e) au dépourvu le jour J. Enfin, assurez-vous d’accueillir la réunion dans un endroit calme, lumineux et doté d’une bonne connexion internet.
Dynamiser la réunion
La frontière technologique créée par les écrans d’ordinateurs ne permet pas toujours de conserver les bons réflexes que nous adoptons couramment lors d’une réunion physique. Cependant, il reste nécessaire d’adopter une attitude appropriée afin que chacun puisse interagir tout en respectant la parole des autres. Vous devez également veiller à ce que cette réunion d’équipe soit attractive et dynamique, sans quoi vous perdrez l’attention de vos collaborateurs. Dans un premier temps, demandez à tous les participants d’utiliser les webcams pour plus de convivialité ! Concevez un ordre de parole en fonction de l’heure d’arrivée des participants, afin que les échanges restent organisés et désignez une personne chargée de prendre des notes pour retranscrire les points les plus importants. Au début de la réunion, demandez à tous les participants de se présenter à tour de rôle ou de faire part de leur humeur du jour, afin de les impliquer dès les premières minutes. Ne monopolisez pas la parole. Au contraire, adoptez une posture d’animateur et posez régulièrement des questions. N’hésitez pas à partager des supports visuels au cours de cet entretien en vous appuyant sur des images, des vidéos ou encore des graphiques afin de favoriser l’attention et faciliter la mémorisation.
Rédiger et diffuser un brief
À la fin de la réunion, assurez-vous que tous les participants disposent des informations importantes en récapitulant les points clés. Il est possible que certains collaborateurs aient pu passer à côté de certaines informations à cause d’une mauvaise qualité réseau. Enfin, centralisez dans un drive, le brief de la réunion ainsi que les supports visuels qui ont été consultés. Un fichier partagé permettra aux participants de se référer à certains éléments ultérieurement.